Prosedur audit persediaan

1. Lakukan Stock Opname.

Stock opname dilakukan terutama untuk persediaan yang berada di gudang perusahaan, Untuk barang consignment out dan barang-barang yang tersimpan di public warehouse jika jumlahnya material harus dilakukan stock opname, jika tidak material, cukup dikirim konfirmasi. Stock opname bisa dilakukan pada akhir tahun atau beberapa waktu sebelum/ sesudah akhir tahun.

2. Lakukan Observasi atas Stock Opname

Amati kembali hasil perhitungan fisik persediaan (stock Opname) yang dilakukan. Cek Final Inventory List [Inventory Compilation) dan lakukan prosedur pemeriksaan berikut ini:

ü  check mathematical accuracy (penjumlahan dan perkalian).

ü  cocokkan “quantity per book” dengan kartu stok (persediaan).

ü  cocokkan “quantity per count dengan “count sheet kita (auditor)

ü  cocokkan “total value” dengan buku besar persediaan.

ü  Kirimkan konfirmasi untuk persediaan consignment out.

3. Lakukan Peninjauan ulang terhadap Konsep Persediaan

1. 1. Periksa unit price dari persediaan
   2. periksa ada tidaknya barang-barang yang rusak,dipakai dan hilang.
   3. Periksa cut-off penjualan dan cut-off pembelian.
   4. Lakukan rekonsiliasi jika stock opname dilakukan beberapa waktu sebelum atau sesudah tanggal neraca.

4. Buatkan Laporan Hasil akhir Stock Opname

Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan persediaan dan buat usulan adjustment jika diperlukan.

5. Adjustment Persediaan

Lakukan penyesuaian persediaan dari usulan yang di ajukan dan tentukan kebijakan penyesuaian persediaan dari hasil stock opname yang akan dilakukan

6. Periksa apakah penyajian persediaan di laporan keuangan sudah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK.

Agar proses Audit Persediaan di perusahaan anda berjalan dengan baik, perlu internal control yang baik pula atas persediaan, berikut ciri ciri internal control yang baik :

1. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagial pembelian, penerimaan barang, gudang, akuntansi dan keuangan.
2. Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak, seperti:

1. • purchase requisition (permintaan pembelian), purchase order (order pembelian)
   • delivery order (surat jalan), receiving report (laporan penerimaan barang), sales order (order penjualan), sates invoice (faktur penjualan).

1. Adanya sistem otorisasi, baik untuk pembelian, penjualan, penerimaan kas/bank, maupun pengeluaran kas/bank.
2. Digunakannya anggaran {budget) untuk pembelian, produksi, penjualan, dan penerimaan serta pengeluaran kas.

            Dari penjelasan di atas, jelas bahwa audit persediaan di perusahaan dagang mampu memberikan manfaat yang begitu besar bagi perusahaan untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik. Diperlukan pengelolahan dan pemeriksaan yang memadai terhadap persediaan barang dagang, agar kita tetap bisa bersaing di tengah kompetisi yang hebat.

 

| Jasa akuntansi | Standar operasi prosedur | Pembukuan | Review laporan keuangan | Audit |

www.canconsulting.net / www.ccaccounting.wordpress.com

email : info@canconsulting.net

Whatsapp: +62-81-9010-11177

 

http://ekofitriyana.blogspot.com/2016/01/prosedur-audit-persediaan.html

Apakah itu INTERNAL CONTROL?

Kontrol bukanlah istilah asing bagi kita. Kita banyak memakai istilah ini dalam berbagi situasi dan kesempatan. Kontrol secara harafiah diartikan juga sebagai kendali. Orang yang memegang kontrol dipandang sebagai orang yang memegang kendali. Apakah sebenarnya arti dari istilah kontrol?

Kontrol dapat dimaknai sebagai upaya-upaya – baik keputusan, aturan, pedoman, atau tindakan – yang dilakukan atau diterapkan untuk menjaga agar setiap keputusan dan tindakan dalam organisasi berjalan sesuai standar dan aturan yang sudah ditetapkan. Berdasar definisi tsb, nampak bahwa apapun yang berbeda dari kontrol adalah sesuatu yang salah, menyimpang atau melanggar.

Jadi apa bedanya kontrol dengan peraturan, pedoman, atau prosedur? Secara praktis, ketiganya berperan untuk menjaga setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan dalam organisasi berjalan dengan rel yang sesuai. Namun, makan harafiah kontrol pada intinya lebih luas dibandingkan dengan peraturan, pedoman, ataupun prosedur. Kontrol tidak terikat pada kegiatan tertentu seperti peraturan, pedoman atau prosedur. Kontrol yang sama dapat memayungi berbagai kegiatan yang berbeda. Memang sifat yang sama juga ada dalam peraturan. Namun, peraturan dalam hal jangkauan praktikalnya lebih kecil dibandingkan kontrol. Kontrol secara praktis memiliki bentuk yang beragam: dapat berupa peraturan, pedoman, dan sekaligus juga dalam bentuk tindakan.

Jadi apa yang dimaksud dengan internal control? Internal control adalah istilah yang sangat populer dan digunakan dalam penerapan sistem di dalam organisasi. Internal control yang ada di dalam sebuah sistem yang mendukung pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di dalam sebuah organisasi, lazim disebut internal control system.

Tujuan penerapaan internal control dalam organisasi adalah:

• Agar operasi atau kegiatan yang dijalankan organisasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien (organization’s operations are effective and efficient).
• Agar setiap transaksi yang terjadi di dalam organisasi, dapat dicatat secara akurat (recorded transactions are accurate).
• Agar laporan keuangan yang dihasilkan dipercaya dan dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen (financial reporting is reliable).
• Agar sistem pengelolaan risiko organisasi berjalan efektif untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen (risk management systems are effective).
• Agar semua keputusan dan kegiatan organisasi sesuai dan menaati hukum dan peraturan yang berlaku dan sesuai dengan kebijakan dan prosedur intern organisasi (complies with laws and regulations, internal policies, and internal procedures).

 

Pedoman Penyusunan SOP (Rudi M. Tambunan)

CAN CONSULTING
Jasa akuntansi | Standar operasi prosedur | Pembukuan | Review laporan keuangan | Audit | Software akuntansi
www.canconsulting.net / www.ccaccounting.wordpress.com
e. info@canconsulting.net
Phone/SMS/Whatsapp: +62-81-9010-11177, +62-24-70137070

ANALISA UMUR PIUTANG DAN PIUTANG TAK TERTAGIH

Pemberian piutang merupakan hal yang lazim dalam dunia usaha dan merupakan salah satu cara dalam meningkatkan omzet penjualan karena pembeli diberi kelonggaran akan waktu tempo pembayaran. Namun selain peningkatan omzet, ada sisi lain yang manajemen perlu perhatikan yaitu sisi arus kas perusahaan.

Dari piutang yang ada, manajemen perlu mengidentifikasi umur piutang ada misalkan (1-30 hari), (31-60 hari), (61-90 hari), (91-180 hari) dst. Dengan tujuan, manajemen dapat memantau kelancaran pembayaran piutang yang ada (aspek likuiditas).

Analisa umur piutang mendasarkan perhitungannya pada konsep adanya resiko piutang yang tidak dapat ditagih ke pelanggan karena beberapa alasan. Piutang yang diragukan tidak dapat ditagih ini semakin lama semakin menumpuk maka salah satu tindakan yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan menyusun kriteria lamanya piutang yang sampai saat ini belum dapat ditagih.

Piutang yang tidak dapat tertagih ini karena beberapa sebab, antara lain karena adanya kemungkinan perusahaan terlalu mudah dalam pemberian piutang dalam arti persyaratan yang ditetapkan terlalu longgar. Atau, memang track record pelanggan itu sendiri yang kurang baik.

Ada dua hal yang perlu menjadi perhatian manajemen yaitu penetapan persyaratan pengajuan kredit dan direview secara berkala ; pembuatan analisa umur piutang.

Salam,
CAN CONSULTING

Jasa akuntansi | Standar operasi prosedur | Pembukuan | Review laporan keuangan | Audit | Software akuntansi

www.canconsulting.net / www.ccaccounting.wordpress.com

e. info@canconsulting.net

Phone/SMS/Whatsapp: +62-81-9010-11177, +62-24-70137070

Mengapa Stock Opname perlu dilakukan secara teratur?

Dalam perusahaan seperti toko, perusahaan dagang, distributor atau manufaktur. Pada umumnya mereka memiliki persediaan barang yang disimpan dalam gudang/toko dan jumlah persediaan barang ada yang dicatat secara manual (dengan kartu stock manual) dan dicatat dalam sistem (dalam program komputerisasi). Pada umumnya prosedur yang berlaku adalah ketika barang masuk dan keluar, bagian admin wajib melakukan pencatatan ke dalam kartu stock manual dan program. Secara logika, semestinya antara kartu stock manual dan sistem dan fisik harusnya sama. Namun seringkali, antara kartu stock manual, sistem dan fisik banyak dijumpai selisih atau ketidaksamaan jumlah. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi ketidaksamaan tersebut seperti:

1. Bagian admin tidak disiplin mengupdate kartu stok manual.
2. Salah penginputan jumlah atau tidak diinput ke dalam sistem akan mutasi barang tersebut.
3. Untuk barang yang menggunakan barcode, ketika barang datang dengan barcode baru mereka tidak melakukan pengecekan kesesuaian antara surat barang datang dan kode barcode barang yang datang dsb.

Inilah mengapa Stock Opname perlu dilakukan secara teratur (minimal 1 bulan sekali) sehingga pihak manajemen dapat mengetahui jika ada selisih jumlah persediaan barang antara fisik dengan kartu stock dalam sistem. Dengan teraturnya melakukan stock opname, maka pihak manajemen dapat meminimalisirkan terjadinya kehilangan persediaan barang.

Stock opname dapat dilakukan oleh pihak eksternal atau independen secara teratur. Mekanismenya adalah pihak eksternal melakukan stock opname bersama dengan pihak internal perusahaan yang bertanggung jawab akan penyimpanan persediaan barang perusahaan. Jika ada selisih antara fisik dengan kartu stock, maka akan dilakukan konfirmasi akan ketidaksesuaian tersebut sampai dengan diterbitkannya berita acara hasil stock opname.

Jika perusahaan anda memerlukan jasa stock opname bulanan, atau ada pertanyaan yang ingin anda tanyakan, silahkan menghubungi kami. Dengan senang hati kami akan membantu anda.

Salam,
CAN CONSULTING

Jasa akuntansi | Standar operasi prosedur | Pembukuan | Review laporan keuangan | Audit | Software akuntansi

www.canconsulting.net / www.ccaccounting.wordpress.com

e. info@canconsulting.net

Phone/SMS/Whatsapp: +62-81-9010-11177, +62-24-70137070

SIKLUS PENGGAJIAN

KECURANGAN DAN PENGGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGGAJIAN
Bentuk Kecurangan:
Titip absen
Pengendalian yang Relevan:
– Penempatan buku absen atau kartu waktu di dekat satpam.
– Penggunaan absensi sidik jari.

Bentuk Kecurangan:
Karyawan hantu
Pengendalian yang Relevan:
– Supervisor pabrik tidak boleh memiliki kewenangan untuk mengangkat karyawan (tanpa keterlibatan bagian personalia).
– Mesin kartu waktu ditempatkan dekat satpam agar tidak ada peluang bagu seorang karyawan untuk memasukkan kartu waktu dua kali.
– Kewenangan membagikan gaji ada di tangan kasir. Setiap karyawan harus datang ke kasir dan menandatangani bukti penerimaan gaji. Pengambilan gaji tidak dapat diwakilkan.

Lilis Setiawati

Widarti

SIKLUS PENGELUARAN KAS KECIL

Berikut ini akan disajikan kecurangan dan pengendalian dalam siklus pengeluaran kas kecil.
Kecurangan dan Pengendalian dalam Siklus Kas Kecil
Bentuk Kecurangan:
Pemanfaatan kas oleh pengelola kas kecil
Pengendalian yang Relevan:
– Penggunaan system imprest dalam pengelolaan kas.
– Penggunaan kas bon yang bernomor urut tercetak.
– Audit mendadak atas saldo kas dan bukti transaksi yang ada di tangan pengelola kas kecil.
– Penetapan batas waktu untuk penyelesaian kas bon.

Bentuk Kecurangan:
Pemanfaatan nota kosong oleh pengguna kas kecil
Pengendalian yang Relevan:
– Standar uang makan bagi staf yang dinas luar.
– Penetapan daftar pemasok sehingga karyawan hanya boleh berbelanja kebutuhan rutin pada pemasok yang terdaftar.

Bentuk Kecurangan:
Melaporkan biaya personal sebagai pengeluaran kantor.
Pengendalian yang Relevan:
– Penggunaan formulir permintaan pembelian.
– Pembelian hanya boleh dilakukan oleh bagian pembelian.
– Saat memberi penggantian uang ke karyawan, kasir wajib mengecek kesesuaian informasi dalam permintaan pembelian dengan nota pembelian dari pemasok.

Bentuk Kecurangan:
Mengubah nota transaksi
Pengendalian yang Relevan:
– Saat memberi penggantian uang ke karyawan, kasir wajib mengecek kebenaran penghitungan di setiap nota.
– Kewajaran harga beli sebuah barang dapat dibandingkan dengan barang serupa dalam nota yang lain.

Bentuk Kecurangan:
Melaporkan satu nota dua kali.
Pengendalian yang Relevan:
– Pengecekan oleh auditor ada tidak nota kembar.

Bentuk Kecurangan:
Memanfaatkan biaya tanpa nota
Pengendalian yang Relevan:
– Penggunaan bukti pengeluaran uang yang ditandatangani oleh pihak penerima uang (khususnya untuk transaksi yang nilainya material).

Lilis Setiawati

Widarti

SIKLUS PEMBELIAN

KECURANGAN DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Kecurangan dalam siklus pembelian dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan maupun oleh pemasok, atau kerja sama kedua pihak tersebut. Kecurangan karyawan dalam siklus pembelian dapat berupa:
1. Berpura-pura menjadi pemasok dengan mengirim tagihan ke perusahaan, padahal sebenarnya karyawan tersebut tidak pernah mengirimkan barang ke perusahaan.
2. Mendirikan perusahaan yang khusus didirikan hanya untuk memasok barang ke perusahaan kita. Jadi perusahaan ini tidak memiliki konsumen lain , selain kita.
3. Membeli barang ke pemasok, dan meminta pemasok untuk mengirimkan barang ke rumah si karyawan. Sementara perusahaan akan menanggung biaya pembelian tersebut.
4. Karyawan berkolusi dengan pemasok untuk mendapat komisi atau tip.

Berikut adalah penjelasan pengendalian yang dapat dilakukan untuk meminimalkan keempat bentuk kecurangan tersebut.
Pengendalian yang relevan dalam Siklus Pembelian

– Kebijakan untuk membeli hanya pada pemasok yang ada dalam daftar pemasok.
– Kehati-hatian saat menambah pemasok baru. Perusahaan harus memastikan bahwa pemasok baru tersebut benar-benar ada.
– Wewenang pembelian ada di tangan bagian pembelian.
– Bagian pembelian mesti terpisah dari bagian akuntansi dan bagian penerimaan barang.
– Pembayaran atas utang dagang hanya dilakukan jika barang sudah diterima dari pemasok, yang dibuktikan dengan adanya laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan barang.
– Laporan penerimaan barang mesti bernomor urut tercetak dan ada dalam tanggung jawab bagian penerimaan barang. Blangko laporan penerimaan barang tidak boleh diletakkan di sembarang tempat, sehingga bisa dicuri dan dimanfaatkan orang.
– Bagian utang mesti dipisahkan dengan karyawan yang berwenang menandatangani cek.
– Karyawan yang hendak menandatangani cek wajib untuk mengecek kelengkapan dokumen pendukung (seperti adanya faktur dari pemasok dan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan barang).
– Bagian utang dagang mesti memastikan bahwa informasi yang tertera dalam dokumen surat order pembelian, dokumen laporan penerimaan barang, serta dokumen faktur dari pemasok memang cocok.
– Pengiriman barang ke rumah karyawan dapat dideteksi dengan mengecek alamat pengiriman yang tertera dalam dokumen surat order pembelian, dalam faktur dan dalam surat muat dari kurir yang mengirimkan barang.
– Pantang bagi karyawan yang berwenang untuk menandatangani cek yang masih kosong (blank cek).
– Wewenang untuk membuat kesepakatan harga dengan pemasok mesti dipisahkan dengan wewenang untuk memesan barang ke pemasok.
– Untuk pembelian aktiva ataupun bahan baku yang nilainya material, baik jika perusahaan mengajukan quotation ke beberapa calon pemasok. Dengan membandingkan quotation dari banyak pemasok ini, pemasok yang harganya mahal (karena tidak efisien, akibat pemberian ekstra tip atau komisi) akan tertangkap.
– Pembelian aktiva dengan nilai yang sangat material, dapat diawali dengan lelang.

Kecurangan lain yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah pemanfaatan cek perusahaan oleh orang yang tidak berwenang. Tip untuk mengamankam cek perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Menyimpan blangko cek kosong di tempat yang terkunci, sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses blangko cek.
2. Bonggol cek harus selalu diisi lengkap sehingga bonggol cek dapat dicocokkan dengan laporan bank.
3. Pelaksanaan rekonsiliasi bank oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab menyimpan cek dan menandatangani cek.
4. Cek yang salah isi, diarsip rapid dan diberi tulisan BATAL agar cek salah isi tidak dimanfaatkan oleh pelaku kecurangan.

Lilis Setiawati

Widarti R

KECURANGAN DAN PENGENDALIAN DALAM PENJUALAN KREDIT

Bentuk Kecurangan:
Lapping
Pengendalian yang Relevan:
– Pemisahan tugas antara karyawan yang bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelunasan piutang konsumen dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat pelunasan piutang.
– Mendorong konsumen untuk melunasi piutang dengan transfer ke rekening perusahaan.
– Rutin mengirim pernyataan piutang kepada konsumen sehingga konsumen akan komplain jika ada lapping.
– Mewajibkan setiap karyawan untuk memakai hak cuti mereka agar pekerjaan setiap karyawan dapat di-review orang lain.

Bentuk Kecurangan:
Konsumen hantu (konsumen fiktif)
Pengendalian yang relevan:
– Pemisahan tugas antara bagian pencatatan piutang dan pihak yang berwenang untuk menghapus piutang macet.
– Ketelitian pada saat menelaah calon konsumen baru, termasuk memastikan bahwa calon konsumen tersebut benar-benar eksis.

Bentuk Kecurangan:
Pencurian cek yang diterima dari konsumen
Pengendalian yang relevan:
– Kebijakan untuk meminta konsumen membuat cek atau BG atas nama. Jadi, nama perusahaan kita sebagai pihak penerima kas mesti tertulis secara eksplisit dalam lembar cek.
– Kebijakan bahwa cek tidak boleh diuangkan. Cek hanya bisa dicairkan dan dana akan langsung masuk ke rekening perusahaan.
– Rutin mengirim surat pernyataan piutang ke konsumen.
– Pemisahan tugas antara yang berwenang untuk menerima cek dari konsumen dan yang menyetorkan cek ke bank.
– Meminta konsumen memberitahukan secara tertulis jika konsumen melakukan pelunasan piutang (misalnya mentransfer uang).

Bentuk Kecurangan:
Konsumen yang sengaja membuat kredit macet
Pengendalian yang relevan:
– Memastikan keberadaan konsumen.
– Memberi kredit sesuai dengan kapasitas konsumen (besar kecilnya usaha dan omzet konsumen).
– Penetapan kebijakan bahwa setiap faktur dari transaksi sebelumnya harus lunas sebelum konsumen bisa membeli secara kredit.

Lilis Setiawati

Widarti R

Kecurangan dan Pengendalian dalam Penjualan Tunai

Pengendalian Teknis untuk Meminimalkan Ragam Kecurangan di Perusahaan
Kecurangan dan Pengendalian dalam Penjualan Tunai
Bentuk Kecurangan:
Penggelapan kas dari penjualan tunai
Pengendalian yang Relevan:
– Penggunaan nota penjualan bernomor urut tercetak
– Penggunaan cash register
– Pemisahan tugas antara kasir dan pelayan toko
– Pencatatan mutasi persediaan
– Pelaksanaan stok fisik persediaan oleh karyawan selain karyawan gudang

Bentuk Kecurangan:
Pencurian setoran kas dari para kasir
Pengendalian yang Relevan:
– Penggunaan bukti serah terima uang kas dari kasir ke manajer cabang
– Penerapan kebijakan bahwa total kas diterima dari penjualan harus disetorkan ke bank
– Pengecekan oleh auditor internal bahwa total bukti serah terima pada satu hari sama dengan total kas yang disetorkan ke bank

Bentuk Kecurangan:
Pencurian kas yang akan disetorkan ke bank
Pengendalian yang Relevan:
– Memisahkan karyawan yang bertugas menyetorkan uang ke bank dengan akryawan yang bertugas menghitung dan menyiapkan kas yang akan disetorkan ke bank.
– Auditor Internal mesti mencocokkan kesesuaian jumlah setoran yang tertulis di slip setoran bank dan hasil hitungan jumlah kas yang akan disetorkan ke bank.

Lilis Setiawati

Widarti