SIKLUS PEMBELIAN

KECURANGAN DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Kecurangan dalam siklus pembelian dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan maupun oleh pemasok, atau kerja sama kedua pihak tersebut. Kecurangan karyawan dalam siklus pembelian dapat berupa:
1. Berpura-pura menjadi pemasok dengan mengirim tagihan ke perusahaan, padahal sebenarnya karyawan tersebut tidak pernah mengirimkan barang ke perusahaan.
2. Mendirikan perusahaan yang khusus didirikan hanya untuk memasok barang ke perusahaan kita. Jadi perusahaan ini tidak memiliki konsumen lain , selain kita.
3. Membeli barang ke pemasok, dan meminta pemasok untuk mengirimkan barang ke rumah si karyawan. Sementara perusahaan akan menanggung biaya pembelian tersebut.
4. Karyawan berkolusi dengan pemasok untuk mendapat komisi atau tip.

Berikut adalah penjelasan pengendalian yang dapat dilakukan untuk meminimalkan keempat bentuk kecurangan tersebut.
Pengendalian yang relevan dalam Siklus Pembelian

– Kebijakan untuk membeli hanya pada pemasok yang ada dalam daftar pemasok.
– Kehati-hatian saat menambah pemasok baru. Perusahaan harus memastikan bahwa pemasok baru tersebut benar-benar ada.
– Wewenang pembelian ada di tangan bagian pembelian.
– Bagian pembelian mesti terpisah dari bagian akuntansi dan bagian penerimaan barang.
– Pembayaran atas utang dagang hanya dilakukan jika barang sudah diterima dari pemasok, yang dibuktikan dengan adanya laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan barang.
– Laporan penerimaan barang mesti bernomor urut tercetak dan ada dalam tanggung jawab bagian penerimaan barang. Blangko laporan penerimaan barang tidak boleh diletakkan di sembarang tempat, sehingga bisa dicuri dan dimanfaatkan orang.
– Bagian utang mesti dipisahkan dengan karyawan yang berwenang menandatangani cek.
– Karyawan yang hendak menandatangani cek wajib untuk mengecek kelengkapan dokumen pendukung (seperti adanya faktur dari pemasok dan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan barang).
– Bagian utang dagang mesti memastikan bahwa informasi yang tertera dalam dokumen surat order pembelian, dokumen laporan penerimaan barang, serta dokumen faktur dari pemasok memang cocok.
– Pengiriman barang ke rumah karyawan dapat dideteksi dengan mengecek alamat pengiriman yang tertera dalam dokumen surat order pembelian, dalam faktur dan dalam surat muat dari kurir yang mengirimkan barang.
– Pantang bagi karyawan yang berwenang untuk menandatangani cek yang masih kosong (blank cek).
– Wewenang untuk membuat kesepakatan harga dengan pemasok mesti dipisahkan dengan wewenang untuk memesan barang ke pemasok.
– Untuk pembelian aktiva ataupun bahan baku yang nilainya material, baik jika perusahaan mengajukan quotation ke beberapa calon pemasok. Dengan membandingkan quotation dari banyak pemasok ini, pemasok yang harganya mahal (karena tidak efisien, akibat pemberian ekstra tip atau komisi) akan tertangkap.
– Pembelian aktiva dengan nilai yang sangat material, dapat diawali dengan lelang.

Kecurangan lain yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah pemanfaatan cek perusahaan oleh orang yang tidak berwenang. Tip untuk mengamankam cek perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Menyimpan blangko cek kosong di tempat yang terkunci, sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses blangko cek.
2. Bonggol cek harus selalu diisi lengkap sehingga bonggol cek dapat dicocokkan dengan laporan bank.
3. Pelaksanaan rekonsiliasi bank oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab menyimpan cek dan menandatangani cek.
4. Cek yang salah isi, diarsip rapid dan diberi tulisan BATAL agar cek salah isi tidak dimanfaatkan oleh pelaku kecurangan.

Lilis Setiawati

Widarti R

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s