Tahap-Tahap Penyusunan SOP

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP (Standard Operating Procedure)

1.      Tahap Persiapan

Tahap ini ditujukan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP dan menentukan tindakan yang diperlukan oleh Unit Kerja. Tahap ini terdiri dari  (4) empat langkah:

  1. Mengidentifikasi kebutuhan
  2. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan
  3. Menetapkan kebutuhan
  4. Menentukan tindakan

Output dari tahap ini adalah keputusan akan tindakan yang dilakukan.

2.      Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahap ini ditujukan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tindakan yang telah ditentukan dalam Tahap Persiapan. Tahap ini terdiri dari (5) lima langkah yaitu:

  1. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab sebagai pelaksana
  2. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan
  3. Memilih orang yang menjadi penanggung jawab atas pelaksanaan pada umumnya
  4. Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan
  5. Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan control pekerjaan

Output dari tahap ini adalah pembagian tugas pekerjaan dan control pekerjaan.

3.      Tahap Perencanaan

Tahap ini ditujukan untuk menyusun dan menetapkan strategi, rencana, metodologi dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana. Tahap ini terdiri dari (3) tiga langkah yaitu:

  1. Menyusun strategi dan metodologi kerja
  2. Menyusun perencanan kerja
  3. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci

Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci.

4.      Tahap Penyusunan

Tahap ini ditujukan untuk menyusun SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari (5) lima langkah yaitu:

  1. Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan sistem atau risiko kegiatan
  2. Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.
  3. Menetapakan metode dan teknik penulisan SOP
  4. Menulis SOP
  5. Membuat draft pedoman SOP

Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

5.      Tahap Uji Coba

Tahap ini ditujukan untuk menguji coba draft pedoman SOP. Tahap ini terdiri dari (4) (4) empat langkah yaitu:

  1. Merancang metodologi uji coba
  2. Mempersiapkan tim pelaksana uji coba
  3. Melaksanakan uji coba
  4. Menyusun laporan hasil uji coba

Output dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk menyempurnakan draft pedoman SOP.

6.      Tahap Penyempurnaaan

Tahap ini ditujukan untuk menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji coba. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah yaitu:

  1. Membahas laporan hasil uji coba
  2. Merancang langkah penyempurnaan pedoman SOP
  3. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan
  4. Melaksanakan penyempurnaan
  5. Menyusun final pedoman SOP

Output dari tahap ini adalah final pedoman SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.

7.      Tahap Implementasi

Tahap ini merupakan tahap implementasi pedoman SOP secara standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah yaitu:

  1. Menetapkan metodologi dan materi implementasi
  2. Menetapkan tim pelaksana implementasi
  3. Melaksanakan implementasi
  4. Menyusun laporan implementasi

Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang digunakan sebagai dasar dalam tahap pemeliharaan dan audit.

8.      Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahap ini adalah tahap akhir dari seluruh tahap teknis penyusunan SOP dan ditujukan untuk pemeliharaan dan audit setelah implementasi SOP selama periode tertentu. Tahap ini terdiri dari 7 (tujuh) langkah yaitu:

  1. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan
  2. Membentuk tim pemeliharaan dan audit
  3. Melaksanakan pemeliharaan dan audit
  4. Membuat laporan pemeliharaan dan audit
  5. Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun perencanaan perbaikan
  6. Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika perbaikan dilakukan kecil dan sifatnya rutin
  7. Melaksanakan tahap-tahap penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang diperlukan besar dan bersifat tidak rutin.

Output dari tahap ini adalah: laporan perbaikan rutin dan laporan perbaikan besar untuk SOP.

CAN CONSULTING
Jasa akuntansi | Standar operasi prosedur | Pembukuan | Review laporan keuangan | Audit | Software akuntansi
www.canconsulting.net / www.ccaccounting.wordpress.com
e. info@canconsulting.net
Phone/SMS/Whatsapp: +62-81-9010-11177, +62-24-70137070

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s